Study with Family (Part 6 - Timeline)

VFS Kuningan 

Merujuk ke Student visa : Overview - GOV.UK, untuk kita yang posisinya ada di luar UK, kita dapat mengajukan Student Visa paling cepat 6 (enam) bulan sebelum periode kuliah dimulai. Rata-rata, perkuliahan di UK dimulai pada bulan September dengan tanggal bervariasi sesuai kampus dan jurusan. Praktis bagi pelajar yang udah ngamanin LOA dari kampus (accept offer), kemungkinan sudah dapat mengajukan visa mulai bulan Maret. 

Pengalamanku tahun lalu agak mepet persiapannya karena ada perubahan kampus tujuan dan pengetahuan kami yang masih minim tentang tetek bengek kuliah di LN. Semoga tulisan ini bisa bermanfaat untuk teman2, khususnya yang memerlukan informasi tentang timeline persiapan keberangkatan sekolah ke LN.

April 2024

Berawal dari 25 April 2024 MINTS3 ngadain halbil sebelum kepencar2 ke belahan dunia, saat itu kami  saling bertukar kabar dan curahan hati, hehe. Dwi, temen sekamarku pas pelatihan, nyaranin aku untuk apply ke Uni of York dan ngasih contact agen IDP yang bantuin dia apply k York. 

Untuk nambah2 referensi tentang York, aku mulai ngubungin temen2 yang pernah di York atau lagi kuliah di sana dan jadwalin kapan bisa ketemuan atau zoom. 

Berhubung syarat dokumen pendaftaran kampus yang mirip2, aku tinggal nyesuaiin di personal statement dan surat rekomendasi yang nyantumin nama kampus tujuan. 30 April 2024 dibantu Mb Rizka aku submit aplikasi ke Uni of York.

Mei 2024 

2 Mei 2024 aku terima LOA dari Uni of York. MasyaALLah, setelah itu ALLah memudahkanku ketemu dengan orang2 baik yang menguatkan pilihanku untuk kuliah di York. Tanpa sengaja besoknya pas acara kantor aku ketemu Mb Dinar yang sharing cerita anaknya sekolah di York. Hadi dan Niken yang ngajakin zoom di 5 Mei 2024, sharing York dari A sampai Z. 

Akhirnya setelah memantapkan diri, aku accept offer dengan ngikutin intruksi yang ada di imel dari kampus. Accept offer ini jadi syarat  kalau kita ingin apply accommodation on campus. 

8 Mei 2024 aku apply family accommodation on campus, alhamdulillah besoknya langsung dapat offer rumah dan dikasih waktu 1 minggu transfer deposit untuk secure accommodation.

Setelah amanin LOA dan akomodasi, berikutnya aku ngajuin permohonan Confirmation of Acceptance for Studies (CAS) dari kampus sebagai syarat pengajuan Student VISA. 

Tahapan berikutnya, aku mulai persiapan administrasi untuk persiapan tugas belajar, dimulai dari buat surat perjanjian pegawai tugas belajar dan ngajuin paspor dinas. Untuk temen2 yang ASN, usahain setelah accept LOA ngajuin paspor dinas, karena prosesnya berjenjang dan membutuhkan waktu pengurusan estimasi 6 minggu, atau bahkan bisa lebih. 

Di bulan ini aku juga paralel mulai ngumpulin dana di satu rekening biar bisa memenuhi minimal 28 hari dana mengendap. 

Juni 2024 

Di bulan ini, kami menunggu follow up dari tahapan di bulan Mei, sambil nunggu kelengkapan dokumen dan dana kekumpul, aku mulai booking2 jadwal untuk tahapan selanjutnya.

1. Hubungi RSPI untuk buat jadwal cek kesehatan secara umum dan cek TB untuk syarat VISA. Kami milih RSPI untuk cek TB karena udah familiar sama RSnya, pelayanannya bagus dengan waktu dan ruang tunggu yang nyaman. Sepertinya kuota untuk cek TB di RSPI gak begitu banyak jadi temen2 usahain booking jadwal dari jauh hari. Temen2 tinggal cocokin waktunya dengan tarik garis mundur kapan kira2 apply VISA, naah cek TBnya deketin waktu apply VISA karena hasil tes TB termasuk cepet dan dapat diterima di hari yang sama. Tapiii, untuk temen2 yang punya riwayat TB, periksa TBnya agak di awal yaaa, jaga2 nanti ada pemeriksaan tambahan (cek dahak, dll).

Cek kesehatan rutin sebelum berangkat.

Dengan asumsi aku ngajuin VISA di pertengahan Juli, tanggal 6 Juli 2024 aku jadwalin untuk cek TB di RSPI, ngambil jadwal weekend hari Sabtu biar gak perlu izin ke kantor.

Berangkat dari info temen2 kalau NHS di UK itu waktu tunggunya lamaaaaa, mumpung masih di Indonesia kami jadwalin cek kesehatan dan gigi sebelum berangkat. Setelah aku info ke dokter kalau kami mau 'pindahan' ke UK, jadwal cek darah yang awalnya 3 bulan sekali langsung diganti sebulan sekali, trus di bulan Juli jadi tiap 2 minggu sekali. Di kontrol terakhir bulan Agustus, kami dapat 'sangu' vitamin dan obat dari dokter untuk nanti persediaan obat di UK. Naah, aku juga minta surat keterangan dari dokter dan surat resep untuk kelengkapan administrasi jaga2 kalau ditanya di imigrasi karena bawa persediaan obat-obatan dari Indonesia.

Persediaan vitamin dan obat.

2. Booking jadwal untuk perpanjang paspor. Aku baru ngeh kalau paspor anak2 mau expired, nyari kuota untuk pengurusan paspor yang reguler, baru dapat di tanggal 1 Juli 2024. 

3. Cetak foto untuk dibawa waktu cek TB ke RS dan nanti ditempel di sertifikat TB. Pas foto ukuran 4x6 latar putih/biru sebanyak 2 lembar.

Setelah follow-up dari awal Juni progress paspor dinasku, akhirnya 24 Juni 2024 aku dikabari kalau paspor dinasku sudah bisa diambil.

Juli 2024

Memasuki bulan Juli jadi bulan tersibuk di periode persiapan keberangkatan. Nah di bulan Juli ini jadwalnya rapeet, alhamdulillah kami termasuk cepet dapat keputusan VISAnya, 2 hari dari  estimasi maksimal 6 minggu proses VISA. Salah satunya, mastiin dokumen VISAnya lengkap dan detail seperti yang kusampein di tulisan Study with Family (Part 4 - Dokumen VISA).

1 Juli 2024, perpanjangan paspor 

Salah satu kantor imigrasi dengan kuota reguler yang banyak.

6 Juli 2024, cek kesehatan dan TB di RSPI, dengan syarat bawa paspor, KTP asli dan pas foto.

Mengisi formulir untuk cek TB

15 Juli 2024 cetak mutasi rekening dan bank reference untuk bukti keuangan.  Kalau compare BSI dan Bank Mandiri, sepertinya Bank Mandiri lebih familiar dengan dokumen ini. 

17 Juli 2024 isi aplikasi VISA, berhubung pengajuan untuk 4 orang kena limit harian sewaktu proses transaksi pembayaran IHS dan VISA fee.

18 Juli 2024, complete pembayaran IHS dan VISA fee. Submit aplikasi VISA dan buat janji biometric di VFS dengan cari slot reguler yang gratis dan mencukupi kuota 4 orang. Setiap slotnya dibagi per 30 menit, usahakan semua anggota keluarga di slot waktu yang sama.

24 Juli 2024 jadwal biometric di VFS. Baru boleh masuk ke VFS sesuai slot jadwal, jadi sambil menunggu duduk2 di  luar VFS.

26 Juli 2024 dapat imel decision VISA. Mulai gugling2 harga tiket.

29 Juli 2024 ngambil Paspor dan VISA ke VFS. Cus pesen tiket.

30 Juli 2024 Setelah VISA terbit, aku ngajuin permohonan exit permit, semacam  persetujuan untuk perjalanan luar negeri yang nantinya distempel di paspor dinas.

31 Juli 2024 Setelah VISA dan beli tiket, aku udah bisa ngajuin settle in allowance ke provider beasiswa dan mulai ngajuin penggantian biaya2, seperti biaya cek TB, IHS, biaya pengurusan VISA.

Agustus 2024

Seperti yang kusampein di Study with Family (Part 3 - Sekolah Anak), aku daftar sekolah anaknya telat, karena aku ngitung 20 hari sebelum masuk sekolah 9 September 2024 gak ngeh sama periode liburan sekolah di UK. Praktis aku baru apply sekolah di website city council di 2 Agustus 2024. 

Di bulan ini, kami jadwalin pamitan ke keluarga dan temen2, pengajian di rumah, ngajakin kumpul di rumah, nyempetin liburan bareng dengan anak kosan Pondok Jelita. 

Rencananya, aku jadwalin nyicil packing di setiap weekend tapi karena ada beberapa jadwal ke luar kota, jadinya packingnya nunggu pas udah gak masuk kantor. Jadi di bulan ini ngelist, nyiapin dan beli barang bawaan yang mau dibawa.

30 Agustus 2024 hari terakhir ngantor, berasa melow ninggalin kantor dari aku hamil Mas Azzam. Biasanya ninggalin kantor untuk tugas belajar tapi masih di kota yang sama, tapi sekarang gak cuman beda kota tapi beda negara.

September 2024

Awal September, kami jadwalin untuk acara pamitan ke sekolah anak2, sekalian pamitan ke Pak Marmah dosen pembimbing pas di STAN, pamitan ke kantor Bu Henny yang jadi ibu anak2 KLIP sepanjang masa. 

Kami berangkat ke UK hari Sabtu, 7 September 2024 dengan posisi Apak masih nagntor sampai hari Jumat. Daan ternyata di Kamis, 5 September aku ada surat tugas ke kantor untuk acara pembekalan dari Bapak Sua. Jadinya aku gunain kesempatan ini untuk sekalian pamitan sama Pak Wawan, Pak Aji, dan nuker uang GBP di Bank Mandiri.

Praktis sampe Sabtu dini hari baru selesai packing, hehe..

Akhir kata, recall momen waktu persiapan ini ngingetin gimana fisik, mental, dan emosi bener2 diuji di sini. Kadang pace-nya lambat kayak pas bulan Juni, gak banyak yang dilakuin tapi  kepala tuing2 karena nunggu syarat dokumen atau gak dapat slot kuota jadwal dan akhirnya beberapa tahapan juga ikut mundur. Sebenarnya ada jalur untuk yang mau prosesnya lebih cepat, misal untuk pengurusan paspor ada tambahan biaya administrasi Rp 1 juta/orang di luar biaya perpanjangan paspor, atau jadwal biometric VFS yang premium ada tambahan Rp 1,6 juta/orang. Naah daripada nambah biaya2 lagi, aku tetep milih yang jalur reguler dan free, yang penting di sini kita musti bersabar dengan waktu. 

Di bulan Juli-Agustus pace-nya lebih cepet, banyak to do list, tiap minggu adaaa aja agendanya, banyak ketemu orang, trus legaaa prosesnya cepeet... Alhamdulillah, ALLah mampukan.. Alhamdulillah, ALLah mudahkan.. 

Semoga temen yang sedang berusaha dengan perjuangan masing-masing juga ALLah mampukan dan ALLah mudahkan.

with Love,

Nani